Chi phí nào được trừ khi tính thuế TNDN? 7 khoản doanh nghiệp nhỏ hay bị loại
Đến mùa quyết toán, câu hỏi hay gặp nhất ở văn phòng Cân Bằng là: "Sao năm nay lãi ít mà thuế nhiều thế?". Câu trả lời thường nằm ở chi phí bị loại — khoản đã chi thật nhưng không đủ điều kiện để trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Hiểu nguyên tắc từ đầu năm giúp bạn giữ lại khá nhiều tiền.
Bài viết mang tính tham khảo chung [DEMO]. Quy định về chi phí được trừ có thể thay đổi; kiểm tra lại theo văn bản hiện hành trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể.
Ba điều kiện chung
Nói gọn, một khoản chi thường được trừ khi đáp ứng cả ba:
- Thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
- Thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từ một ngưỡng giá trị nhất định trở lên (chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp).
Thiếu một trong ba là có nguy cơ bị loại. Ngoài ra còn một danh sách các khoản không được trừ hoặc bị giới hạn mức trừ do pháp luật quy định riêng.
7 khoản hay bị loại
1. Mua hàng không có hóa đơn. Mua cà phê nhân, phân bón từ người dân, mua vật tư ở chợ — không có hóa đơn thì cần bảng kê theo mẫu và đáp ứng điều kiện riêng. Nhiều doanh nghiệp không lập bảng kê, cuối năm mất trắng khoản chi này.
2. Thanh toán tiền mặt khoản lớn. Hóa đơn hợp lệ nhưng trả tiền mặt cho khoản vượt ngưỡng thì vẫn có thể bị loại. Hãy tập thói quen chuyển khoản từ tài khoản công ty.
3. Lương không có hồ sơ. Chi lương cần hợp đồng lao động, bảng lương, bảng chấm công, chứng từ chi và thường phải khấu trừ thuế TNCN đúng. Trả lương "miệng" cho người nhà làm việc ở công ty là trường hợp rất phổ biến.
4. Chi phí xe, tài sản đứng tên cá nhân. Xe của giám đốc dùng cho công ty nhưng đứng tên cá nhân cần hợp đồng thuê hoặc thỏa thuận phù hợp; xăng dầu, sửa chữa cần chứng minh dùng cho kinh doanh.
5. Khấu hao sai. Trích khấu hao nhanh hơn khung cho phép, khấu hao tài sản không dùng cho sản xuất kinh doanh, hoặc tài sản không có hồ sơ gốc.
6. Chi phúc lợi, tiếp khách vượt mức hoặc không chứng từ. Có loại chi được trừ nhưng có giới hạn; vượt mức thì phần vượt bị loại.
7. Hóa đơn từ doanh nghiệp "có vấn đề". Nhà cung cấp bỏ địa chỉ kinh doanh, ngừng hoạt động — hóa đơn có thể bị coi là không hợp pháp. Nên tra cứu tình trạng mã số thuế của nhà cung cấp mới trước khi giao dịch lớn.
Mẹo giữ chi phí hợp lệ trong năm
- Mỗi tháng nhìn lại danh sách chi chưa có chứng từ. Bổ sung ngay khi nhà cung cấp còn nhớ, đừng đợi đến tháng 3 năm sau.
- Một tài khoản ngân hàng cho kinh doanh. Không dùng lẫn tài khoản cá nhân, sao kê sẽ là bằng chứng mạnh nhất.
- Hợp đồng cho giao dịch lớn và thường xuyên. Hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp chính giúp chứng minh tính liên quan.
- Lưu chứng từ theo tháng. Một thư mục điện tử mỗi tháng, đặt tên rõ ràng.
Ví dụ minh họa [DEMO]
Một công ty thương mại vật tư ở Buôn Ma Thuột có doanh thu 6 tỷ, chi phí sổ sách 5,7 tỷ, lãi 300 triệu. Khi rà soát, văn phòng phát hiện 180 triệu chi mua hàng trả tiền mặt và 60 triệu lương không có hợp đồng. Nếu bị loại hết, lợi nhuận tính thuế tăng lên 540 triệu — số thuế phải nộp tăng đáng kể. Sau khi bổ sung hợp đồng, bảng chấm công và xác nhận thanh toán phù hợp, phần lớn khoản lương được giữ lại; khoản mua hàng tiền mặt chỉ giữ được một phần. Bài học: xử lý từ tháng phát sinh rẻ hơn rất nhiều.
Khi nào nên nhờ người rà soát
Nếu năm nay doanh thu tăng mạnh, thay kế toán giữa năm, hoặc lần đầu quyết toán, nên có người rà toàn bộ trước khi nộp. Dịch vụ quyết toán thuế cuối năm của Cân Bằng có bước rà chi phí riêng và gửi bạn bản tóm tắt 1 trang trước khi nộp, để bạn biết trước số thuế.
Có khoản chi đang phân vân? Chụp chứng từ gửi Zalo 0941 388 887, văn phòng trả lời trong ngày làm việc.
