Thuế thu nhập cá nhân của nhân viên: chủ doanh nghiệp nhỏ cần làm gì mỗi tháng?

Khi công ty bắt đầu có nhân viên, chủ doanh nghiệp nhỏ thường chỉ nghĩ đến lương và bảo hiểm. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) bị xem là "chuyện của nhân viên". Thực tế, doanh nghiệp là bên khấu trừ và khai thay, nên sai sót ở đây vừa ảnh hưởng nhân viên, vừa có thể khiến chi phí lương bị loại khi quyết toán thuế doanh nghiệp.

Bài viết hướng dẫn chung [DEMO]. Mức giảm trừ gia cảnh, biểu thuế, ngưỡng khấu trừ có thể thay đổi theo từng thời kỳ; kiểm tra lại theo văn bản hiện hành trước khi tính.

Doanh nghiệp phải làm những gì

1. Đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên chưa có (thường đã dùng số định danh cá nhân).
2. Đăng ký người phụ thuộc khi nhân viên đề nghị, để được giảm trừ gia cảnh.
3. Tính và khấu trừ thuế mỗi lần trả lương, theo đúng loại hợp đồng.
4. Khai thuế TNCN theo tháng hoặc quý cùng kỳ khai thuế GTGT (kể cả khi không phát sinh số thuế phải khấu trừ, tùy trường hợp).
5. Quyết toán năm thay cho nhân viên ủy quyền, hoặc cấp chứng từ khấu trừ để nhân viên tự quyết toán.

Hai nhóm thu nhập cần phân biệt

Nhân viên có hợp đồng từ 3 tháng trở lên: thuế tính theo biểu lũy tiến sau khi trừ bảo hiểm bắt buộc, giảm trừ bản thân và người phụ thuộc. Phần lớn nhân viên văn phòng ở Đắk Lắk với mức lương phổ biến hiện nay không phải nộp hoặc nộp rất ít sau giảm trừ — nhưng vẫn phải kê khai đầy đủ.

Cộng tác viên, lao động thời vụ dưới 3 tháng: thường khấu trừ theo một tỷ lệ cố định trên mỗi lần chi từ một ngưỡng nhất định. Trường hợp người lao động chỉ có một nguồn thu nhập thấp có thể làm cam kết theo mẫu để tạm chưa khấu trừ, khi đáp ứng điều kiện.

Ví dụ ở công ty xây dựng [DEMO]: thợ phụ làm theo công trình 1–2 tháng là nhóm thứ hai. Nếu không khấu trừ hoặc không có cam kết hợp lệ, khoản chi nhân công này rất dễ bị đặt câu hỏi khi quyết toán.

Hồ sơ lương cần có để chi phí được trừ

• Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ.
• Quy chế lương, thưởng (doanh nghiệp có nhiều nhân viên nên có).
• Bảng chấm công, bảng lương có chữ ký hoặc xác nhận.
• Chứng từ chi lương, ưu tiên chuyển khoản.
• Tờ khai TNCN đã nộp đúng kỳ.

Thiếu những giấy tờ này, khoản lương dù chi thật vẫn có nguy cơ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Lỗi hay gặp ở doanh nghiệp nhỏ

• Trả lương cho người nhà làm việc ở công ty nhưng không có hợp đồng, không chấm công.
• Không đăng ký người phụ thuộc cho nhân viên, khiến số khấu trừ cao hơn cần thiết, nhân viên phàn nàn.
• Ghi lương trên hợp đồng thấp, phần còn lại trả tiền mặt "ngoài sổ".
• Quên khai TNCN trong các kỳ không phát sinh khấu trừ.
• Không cấp chứng từ khấu trừ khi nhân viên nghỉ việc.

Mẫu nhắc việc hằng tháng [DEMO]

Cân Bằng hỗ trợ thế nào

Trong gói kế toán thuế trọn gói, văn phòng lập bảng lương mẫu, tính thuế TNCN, khai đúng kỳ và quyết toán cuối năm cho nhân viên ủy quyền. Doanh nghiệp có nhân viên đóng bảo hiểm xã hội được hỗ trợ báo tăng giảm lao động hằng tháng (tính thêm theo số người [DEMO]). Báo giá cụ thể tại bảng giá.

Có nhân viên mới và chưa biết làm hợp đồng loại nào cho đúng? Gọi 0941 388 887 — văn phòng tư vấn nhanh trong giờ làm việc.