Hóa đơn từ máy tính tiền cho quán cà phê, quán ăn: dùng thế nào cho đúng và đỡ mệt
Với quán cà phê, quán ăn mỗi ngày vài trăm đơn nhỏ, việc xuất hóa đơn điện tử thông thường cho từng ly nước nghe có vẻ không khả thi. Đó là lý do hình thức hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền ra đời: hóa đơn sinh ra ngay khi thu ngân in phiếu thanh toán, dữ liệu được chuyển cho cơ quan thuế.
Thông tin mang tính hướng dẫn chung [DEMO]. Đối tượng áp dụng, điều kiện kỹ thuật có thể thay đổi; kiểm tra lại theo văn bản hiện hành và hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý.
Khác gì hóa đơn điện tử thông thường
| Hóa đơn điện tử thường | Hóa đơn từ máy tính tiền | |
|---|---|---|
| Ký số từng hóa đơn | Có | Không cần ký số từng hóa đơn |
| Tốc độ | Vài chục giây mỗi hóa đơn | Gần như tức thì khi in phiếu |
| Phù hợp | Bán cho doanh nghiệp, đơn lớn | Bán lẻ, nhiều đơn nhỏ |
| Thông tin người mua | Thường đầy đủ | Có thể để trống với khách lẻ |
Điểm mấu chốt: máy tính tiền phải là phần mềm bán hàng có kết nối với hệ thống của cơ quan thuế thông qua nhà cung cấp được chấp nhận. Một máy in hóa đơn bình thường không đủ.
Quán nào nên dùng
- Quán cà phê, trà sữa, quán ăn, nhà hàng nhỏ, tiệm bánh.
- Tạp hóa, cửa hàng tiện lợi, nhà thuốc, tiệm phụ tùng.
- Bất kỳ điểm bán nào phần lớn khách là người tiêu dùng, thanh toán ngay.
Nếu quán bạn còn bán sỉ cho doanh nghiệp (giao cà phê cho văn phòng, nhận suất ăn công ty), có thể dùng song song: máy tính tiền cho khách lẻ và hóa đơn thường cho khách doanh nghiệp cần đầy đủ thông tin.
Thiết lập trong 5 bước
- Chọn phần mềm bán hàng có tích hợp. Nếu quán đang dùng một phần mềm order, hỏi nhà cung cấp xem đã kết nối hóa đơn máy tính tiền chưa.
- Đăng ký sử dụng hình thức hóa đơn này với cơ quan thuế qua tờ khai điện tử.
- Khai báo danh mục món, giá, thuế suất đúng; đây là chỗ hay sai nhất.
- Cài đặt máy in, máy tính bảng tại quầy, in thử vài phiếu.
- Hướng dẫn thu ngân quy trình: order — thanh toán — in phiếu (hóa đơn) — đưa khách hoặc gửi mã tra cứu.
Ba tình huống thường gặp
Khách đổi món sau khi đã in. Không xóa đơn tùy tiện. Làm theo chức năng hủy hoặc điều chỉnh của phần mềm đúng quy định, ghi lý do.
Khách công ty xin hóa đơn ghi tên công ty. Thu ngân hỏi thông tin trước khi thanh toán, nhập mã số thuế vào đơn. Nếu đã in, xử lý theo hướng dẫn điều chỉnh của nhà cung cấp.
Mất mạng giữa giờ cao điểm. Phần lớn phần mềm vẫn cho in và lưu dữ liệu, tự gửi lại khi có mạng. Hỏi rõ nhà cung cấp tính năng này trước khi chọn.
Chi phí [DEMO]
Chi phí gồm phần mềm bán hàng (thuê bao tháng hoặc năm), thiết bị tại quầy (máy tính bảng, máy in nhiệt) và phí dịch vụ hóa đơn máy tính tiền tùy nhà cung cấp. Với một quán vừa, tổng chi phí năm đầu thường từ vài triệu đến hơn chục triệu đồng tùy thiết bị đã có sẵn. Văn phòng so 2–3 nhà cung cấp phù hợp và báo giá cụ thể, không cộng phí ẩn.
Đối chiếu cuối ngày — thói quen 5 phút
Mỗi tối, thu ngân so ba con số: tổng doanh thu trên phần mềm, tiền mặt trong két, tiền chuyển khoản trong sao kê. Lệch thì ghi chú ngay. Thói quen này giúp chủ quán ngủ yên hơn mọi phần mềm.
Cân Bằng hỗ trợ đăng ký, cài đặt và hướng dẫn trong gói hóa đơn điện tử, chữ ký số; khách dùng kế toán hộ kinh doanh được miễn phí phần hướng dẫn. Gọi 0941 388 887 để văn phòng ghé quán khảo sát.
